Communication simplifiée entre chauffeurs et gestionnaires

Les chauffeurs se connectent au site Web sécurisé de SelfService pour consulter les informations et faire leurs demandes, peu importe où ils se trouvent et l’heure qu’il est. Ils ont juste besoin d’une connexion Internet et d’un téléphone portable, tablette ou ordinateur. Ils peuvent aussi utiliser des kiosques SelfService dans les dépôts.

Les chauffeurs peuvent simplement et rapidement consulter les informations clés de leur horaire de travail et faire des demandes telles que les absences. Entre autres, le chauffeur peut prendre connaissance des services et voyages qu’il va effectuer, demander un congé, consulter son solde de congé, et recevoir et envoyer des messages.

Respect des règles de l’organisation et de la confidentialité des chauffeurs

Comme les règles et processus d’affaires de l’organisation relatifs aux différents types de requêtes – telles que les politiques pour les congés, les temps de récupération, les délais d’attribution du service, etc. – ont été modélisés directement dans SelfService, les demandes reçues les respectent systématiquement, un gain de temps pour les gestionnaires.

SelfService garantit la confidentialité des données des chauffeurs, qui se connectent au portail avec un identifiant personnalisé et sécurisé. Seul un nombre restreint de personnes aura accès à ces informations dans le cadre de leur activité professionnelle.

La force de l’intégration aux modules de création des horaires et de l’exploitation

HASTUS est la solution logicielle utilisée par le TEC depuis 1997 pour planifier les horaires et gérer les opérations. Le fait que SelfService soit un module intégré aux autres modules du logiciel permet de prendre connaissance et traiter les demandes des chauffeurs directement dans HASTUS. Les risques d’erreur de transcription inhérents aux anciens processus sont éliminés.

Plusieurs corps de métier peuvent bénéficier de SelfService : les planificateurs ont accès aux mises à jour sur la disponibilité des chauffeurs, et les gestionnaires des dépôts – les chefs de sortie et les répartiteurs – ont accès en direct aux dernières informations sur les absences ou retards des chauffeurs.

Cet accès partagé à l’information entre les acteurs clés de la planification et des opérations apporte plus de flexibilité. Ils pourront ainsi être plus réactifs aux demandes reçues et proposer ou faire plus rapidement des ajustements au service.

Premiers résultats et préparation au planning personnalisé des agents

Le TEC a déployé SelfService de manière progressive en faisant appel à des agents testeurs pour identifier d’éventuels problèmes et les résoudre avant le déploiement général.

Une vidéo a présenté des témoignages des agents testeurs sur les avantages de l’outil pour encourager les autres employés à se l’approprier.

SelfService a été déployé en trois mois. Le nombre de jours de congés traités avec SelfService dans la première année était près de 90 000.

À la division de Robermont, le temps de traitement des demandes de congés annuels de ses 650 chauffeurs est passé de trois semaines à trois jours avec SelfService.

Une 2^e étape du projet consistera à permettre aux chauffeurs d’utiliser SelfService pour échanger des journées de service directement avec leurs collègues.

Pour ouvrir la voie à la planification personnalisée du travail, le TEC ajoute aussi le module HASTUS-PlanCrew, qui optimise l’affectation du travail et prend en charge plusieurs préférences des employés. L’implantation de PlanCrew permettra aux chauffeurs d’utiliser SelfService pour exprimer leurs préférences de service.